Nieuw Normaal Organiseren

zet traditionele HR-instrumenten in een nieuw perspectief

 
ondergaande zon_web.jpg
 

Ik begeleid en adviseer organisaties bij het opstellen van functiebeschrijvingen, een generiek functiehuis en rolprofielen. Steeds vaker krijg ik de vraag van organisaties die over willen stappen naar een meer generiek functiehuis of rolprofielen. De vraag is of meer generieke profielen of rolprofielen bij iedere organisatie past? Ik ben van mening dat generieke profielen past in iedere organisatie maar dat rolprofielen alleen zinvol zijn indien een organisatie de overstap heeft gemaakt naar zelfsturende, zelforganiserende of resultaatverantwoordelijke teams.

 

De klassieke functiebeschrijving
In de klassieke functiebeschrijving zijn naast doel van de functie, rapportagestructuur, functiecontext en functie-eisen (opleiding, ervaring en benodigde competenties) de werkzaamheden op hoofdlijnen beschreven en op een logische wijze geordend volgens resultaatgebieden. De voordelen van een dergelijk beschrijving is dat het een goed beeld geeft wat er van een medewerker wordt verwacht en dat er een duidelijke afbakening is tussen de verschillende functies. Ook is het een goede basis om een advertentie op te stellen bij een eventuele vacature.
Het grote nadeel is dat het erg onderhoudsgevoelig is. De organisatie ontwikkelt zich, de omgeving is in beweging en dit alles heeft invloed op de werkzaamheden die een functionaris doet.
Een dergelijke functiebeschrijving past dus prima in een functioneel georganiseerde organisatie waarin er weinig verandering is. Over het algemeen past een top-down aanpak prima om functies te actualiseren of te beschrijven.

 

Een meer generiek functiehuis.
In een meer generiek functiehuis zijn de functies wat algemener, per niveau (salarisschaal) en vakgebied omschreven. Denk daar bij aan alle technische functies, de administratieve functies, de sociale functies, de adviesfuncties etc. Binnen de groep technische functies maak je per niveau een functiebeschrijving. Dit kan dus betekenen dat een werkvoorbereider en een opzichter een elfde functiebeschrijving hebben. Bij de adviesfuncties hebben bijvoorbeeld een communicatieadviseur en een P&O-adviseur eenzelfde functie. Dit betekent dat de functies op een iets hoger abstractieniveau zijn beschreven, maar waarin het vakgebied nog wel herkenbaar is. Het voordeel van een dergelijke manier van beschrijven is dat er minder functiebeschrijvingen zijn (20 tot 30 functiebeschrijvingen). Ook is het iets minder gevoelig voor veranderingen in de organisatie. Het nadeel is dat de functiebeschrijving niet meer helemaal overeenkomt met hetgeen een medewerker doet. Door te werken met een participatieve aanpak creëer je draagvlak en herkenning bij management en medewerkers.

 

Rolprofielen
Rolprofielen zijn niveau typeringen. Per salarisschaal maak je een beschrijving van de aard van de werkzaamheden, de rol die iemand naar klanten en binnen het team, de organisatie heeft. Dit zijn zeer algemene beschrijvingen die geen werkzaamheden bevatten die iemand doet. Over het algemeen zou ik rolbeschrijvingen alleen toepassen wanneer organisaties werken met resultaatverantwoordelijke c.q. zelfsturende teams. In dergelijke teams (vaak multidisciplinaire qua samenstelling) zie je dat een duidelijke afbakening tussen functies, zeker op de wat langere termijn, verdwijnt. Collega’s nemen na verloop van tijd bepaalde werkzaamheden van hun collega’s over omdat ze daardoor het werk efficiënter kunnen organiseren, de klant beter kunnen bedienen of omdat bepaalde werkzaamheden beter past bij hun eigen interesses en ambities. Om over te gaan naar rolprofielen is een participatieve aanpak van cruciaal belang. Zowel management en medewerkers zullen moeten leren om de relatie te leggen tussen een rolprofiel (niveau typering) en de dagelijkse praktijk. Dit vraagt in het begin veel tijd en een goede begeleiding. Het voordeel van rolprofielen is dat ze nagenoeg onderhoudsvrij zijn. Afhankelijk van de keuzes die je maakt volstaan 10 tot circa 20 rolprofielen. Rolprofielen in een klassiek georganiseerde organisatie zijn naar mijn idee niet zinvol en kunnen tot veel onderlinge onduidelijkheid leiden. Juist in dergelijke organisaties is het van belang een goede afbakening te hebben tussen functies om te voorkomen dat zaken tussen wal en het schip geraken.

 

Proeverijen: Nieuw Normaal Organiseren

 

Genoeg van bureaucratie en excelmanagement?

 

Neem deel aan interactieve en werkende bijeenkomsten waarin je samen met anderen onderzoekt, bespreekt en ervaart hoe het anders kan.

Meer informatie:

nieuw-normaal-organiseren