Nieuw Normaal Organiseren

Vergroot het psychologisch kapitaal in je organisatie!

 
klokjesgentiaan_web.jpg
 

Meer en meer organisaties stappen over van de traditionele functiebeschrijvingen naar rolprofielen. Functiebeschrijvingen zijn gedetailleerd en onderhoudsgevoelig. Omdat wijziging in de functie veelal niet leiden tot een hogere salarisschaal brengt het ook vaak teleurstelling met zich mee. In organisaties die werken met zelfsturende- of resultaatverantwoordelijke teams passen traditionele functiebeschrijvingen niet meer. In dergelijke teams, vaak multifunctioneel samengesteld, zie je naar verloop van tijd dat medewerkers ook werkzaamheden van andere vakgebieden overnemen. Functies blijven niet zo vast omlijnd als in traditioneel georganiseerde organisaties. In dergelijke teams organiseren de medewerkers zelf hun werkzaamheden. Vaak op basis interesses, kwaliteiten en ambities gericht op het realiseren van een gezamenlijk resultaat. Een mooie vorm van jobcrafting. Daardoor veranderen functies frequent en is er ook minder noodzaak om sterk afgebakende functies te hebben. Rolprofielen bieden dan een oplossing.

 

Wat zijn rolprofielen?
Het kenmerk van rolprofielen is dat het typeringen zijn van het niveau van de werkzaamheden. Er worden niet zozeer concrete werkzaamheden benoemd, maar een omschrijving van de aard, het karakter van de werkzaamheden. Bijvoorbeeld: Heeft een medewerker te maken met nieuwe situaties? Zo ja, is dat incidenteel of structureel? Als het structureel is, bedenkt een medewerker dan nieuwe werkwijzen of -methoden? Of maakt iemand dan nieuw beleid? Naast een beschrijving van het karakter van de werkzaamheden beschrijf je ook de rol binnen het team en de organisatie en de rol naar de klant. Je kan je voorstellen dat dit ook divers kan zijn; van informerend tot het tot stand brengen van nieuwe inzichten in een politiek gevoelige situatie met tegengestelde belangen. Afhankelijk van het aantal salarisschalen in een organisatie (veelal cao bepaald) kun je volstaan met tot ongeveer 10 tot 15 rolprofielen. Een en ander hangt ook af van de mate waarin je als organisatie wilt differentiëren. Voor organisaties die ik hierin heb begeleid, betekende de overstap van rolprofielen een forse reductie van het aantal functiebeschrijvingen (van soms wel 60 functiebeschrijvingen naar 15 rolprofielen).

 

Leer management en medewerkers er mee om te gaan.
Het grote nadeel van rolprofielen is dat deze niet direct een goed beeld geven van wat een medewerker moet doen. Zeker in situaties waarin management en medewerkers gewend zijn aan zeer uitgebreide en gedetailleerde functiebeschrijvingen, vraagt het vaak extra tijd om management en medewerkers te leren om met rolprofielen om te gaan. De uitdaging is om management en medewerkers de vertaalslag te leren maken van het rolprofiel naar de daadwerkelijk werkzaamheden op de werkplek. Kies voor de ontwikkeling van rolprofielen voor een participatieve aanpak. Stel een werkgroep samen met management en medewerkers. Dit helpt enorm om hen te leren werken met rolprofielen. De leden van de werkgroep vormen dan ook de ambassadeurs van de rolprofielen in de organisatie en kunnen bij de implementatie een belangrijke rol innemen bij het geven van voorlichting en training. Ook kunnen ze anderen helpen om het de relatie tussen de werkplek en het rolprofiel te leggen.

 

Wanneer wel of geen rolprofielen?
De vraag is of rolprofielen ook een meerwaarde hebben in meer traditioneel georganiseerde organisaties (functioneel ingericht met afdelingen op basis van vakgebieden)? Natuurlijk kan dat, maar ik ben daar niet zo’n voorstander van. In dat type organisaties is het juist van belang een goede afbakening te hebben tussen wat de iemand van afdeling A, B en C doet. Om een bepaalde dienst of product te realiseren is men van elkaar afhankelijk en men moet van elkaar goed weten wie wat doet. Onduidelijkheden hierin kunnen leiden tot vertraging, onbegrip, verwarring etc. In kleine organisaties lossen medewerkers dit wel op omdat men elkaar kent en regelmatig spreekt. Maar in grotere organisaties en zeker als de primaire processen over veel verschillende (sub)afdelingen loopt is een functiebeschrijving een handig hulpmiddel om tot een goede afbakening van werkzaamheden en verantwoordelijkheden te komen. Het is niet zo zeer de functiebeschrijving die hiertoe bijdraagt, maar wel het gesprek hierover bij het opstellen van de beschrijving en de momenten dat je de beschrijvingen evalueert en actualiseert. Mijn ervaring is ook dat leidinggevenden en medewerkers ook minder behoefte hebben aan een rolprofiel omdat de situatie er niet om vraagt. Dit in tegenstelling tot zelfsturende of resultaatverantwoordelijke teams. Bovendien vinden ze het heel erg lastig om een koppeling te leggen tussen het rolprofiel en dagelijkse praktijk op de werkplek.

 

Samengevat
Wil je overstappen naar rolprofielen kijk dan goed waar je vandaan komt en waar je naar toe wilt. Beoordeel ook of rolprofielen wel een meerwaarde gaan betekenen voor leidinggevenden en medewerkers en kies een aanpak waarin iedereen in de organisatie leert de vertaalslag te maken tussen het rolprofiel en de dagelijkse werkzaamheden op de werkplek. In een volgend blog meer aandacht voor de invloed van rolprofielen op het beoordelen, ontwikkelen en belonen van medewerkers (de HR-cyclus).

 

 

Proeverijen: Nieuw Normaal Organiseren

 

Genoeg van bureaucratie en excelmanagement?

 

Neem deel aan interactieve en werkende bijeenkomsten waarin je samen met anderen onderzoekt, bespreekt en ervaart hoe het anders kan.

Meer informatie:

nieuw-normaal-organiseren